テレワークでのコミュニケーションを円滑にするために注意すべきこと

評価制度や労務管理、コミュニケーション手法など、綿密に準備した上で導入を進めたいテレワークですが、新型コロナによる緊急事態宣言をきっかけに、急な在宅勤務を余儀なくされた組織も多いと思います。
テレワークというと、システム環境や業務フロー、PC等の機材など「ツール」の検討に終始しがちですが、忘れてはいけないのが「コミュニケーション方法」です。

当たり前だった、顔を合わせて行うコミュニケーションが、画面越しに変わる。
ちょっと声をかければ確認できたことが、チャットや電話をしないと確認できない。
テレワークは働きやすさを高めますが、コミュニケーションの不足はメンバーやマネジャーにとってかなりのストレスとなります。
今回は、テレワークでのコミュニケーションを円滑にするために注意すべきことについて解説します。

テレワークのマネジメントは細かい確認が増えがち

テレワークでよく聞くのが、「上司からの細かい確認が増えた」という声です。
チャットツールなど環境を整える一方で、テレワークにおけるコミュニケーション方法や管理方法は手探りなことが多く、多くの職場で運用の問題が起こってしまっています。
上司はメンバーの行動が見えなくなることで、ちゃんと仕事をしているのか不安になります。
一方、上司はいつものように声をかけたつもりでも、メンバーからすると
「せっかく集中していたのに…」
「丁寧に返信するのは面倒…」
「ちゃんとやってるのに、信用されてないな…」
などストレスの原因になってしまっています。

テレワークの長期化によって、マネジャーとメンバーの関係性が壊れてしまう職場が問題化するかもしれません。
今回は、このような事態を避けるべく、テレワーク時のコミュニケーションに役立つ工夫をご紹介していきます。

テレワークのコミュニケーション｜部下から能動的に報告させる

能動的な仕事か、受動的な仕事かによって、モチベーションに明確な差がでます。
上司の問いかけに対して回答する状態は「受動的」になってしまいますが、予め報告のタイミングを定めておくことで、メンバーが自ら報告をしてくる「能動的」な状態を作ることができます。
タイミングは、「毎日●時と●時」「毎週水曜日の●時」など、上司が確認したいポイントで構いません。
こうすれば、良い報告に対しては「いいね！」と称賛でき、進捗が悪い時もメンバーから状況を知らせてくれるようになってきます。
メンバーとの1on1の設定や、「相談タイム」という予定を入れておくと、相談しやすくなります。
ちょっとした工夫ですが、効果は大きいのでぜひ試してみてください。

テレワークのコミュニケーション｜口頭コミュニケーション（電話やビデオ通話）を活用する

オフィスワークでは、上司の状況を見て「今なら大丈夫そうだ」と相談しにいきます。
しかし、テレワークになると状況が見えないため、相談するのにも気を遣うようになります。
マネトレ利用者でも、話せば1分で終わる相談をするために、数十分かけてメールを作成しているという事例もありました。とても非効率です。
こうした非効率を防ぐために、メンバーが気軽に相談しやすい状態を、マネジャー自ら作ることが重要です。

口頭コミュニケーション（電話やビデオ通話）を活用する

気になることや気づいたことがあったら、「今5分くらい〇〇について電話して大丈夫？」と断った上で、メンバーと直接話して解消しましょう。
テレワークマネジメントが上手い方は、短い口頭コミュニケーションを多用されています。
監視するためといった意図はいけませんが、理由があるのなら問題ありません。
注意点としては、連絡をする前に、事前に今から話せるかの確認をいれましょう。
テレワークは自由度の高い働き方です。常に仕事をしている状態を期待することは現実的ではありません。
メンバーは休憩がてら散歩をしているかもしれません。家事や子供の世話をしているかもしれません。
そのため、いきなりの電話ではメンバーはバツが悪くなることもあるので、変なストレスを与えてしまい逆効果になってしまいます。
また、女性メンバーの場合は、お化粧をしていないかもしれませんので、予定していたMTG以外の、自分からのビデオ通話は控えた方が賢明です。

相談の仕方、気軽に相談してOKだと明示する

自ら実行することに加えて、メンバーに対しても、下記のように相談の仕方を明示することで、コミュニケーションが円滑になります。
・電話の場合→「○○について、電話で2,3分相談可能ですか？」
・チャットの場合→「〜〜の件、以下2つの方法がありますが、①の進め方で良いでしょうか？」

テレワークのコミュニケーション｜少し大袈裟にリアクションする、感情を載せる

メールやチャットでは、表情や声色などノンバーバルな情報が伝わらないため、少し大袈裟なくらいにリアクションする、あえて感情を載せることを意識してみてください。
いくら「フランクに」「気軽に」と言ったとしても、上司が変えていかないとメンバーは変わりません。上下関係がしっかりした会社ほど気をつけたいポイントです。
例えば下記のようなイメージです。