テレワーク マネジメントの基本｜必要なルールと考え方

テレワークになった途端、対面を前提としたこれまでのマネジメントが機能せず悩む管理職が増えています。
今回は、テレワーク マネジメントの基本ルールや考え方についてご紹介します。

テレワークでの不安｜メンバーはちゃんと仕事をしているのか？

メンバーにとっては、通勤時間が削減できたり、仕事に集中できたりとプラスの効果も大きいテレワークですが、マネジャーにとっては不安の方が大きい方も多いようです。
中でも一番は、「メンバーはサボらずちゃんと仕事をしてるか？」という不安。
特に、マネジメント＝管理という考えが強いマネジャーは、普段からメンバーがちゃんと行動しているかをチェックしているため、テレワークになった際にこの不安が大きいようです。

不安だからといって、「あれやった？」「これどうなってる？」と頻繁に上司から連絡が来たらどうでしょうか？
メンバーは連絡の度に、集中力が分断され、返信に時間が取られます。
あまりに頻度が多いとうんざりし、自分は信用・信頼されてないと感じてモチベーションを失うかもしれません。
このように、テレワークではメンバーが目の前にいないため、メンバーの行動を逐一把握して、行動をコントロールするマネジメント手法は難しいと言えるでしょう。

行動コントロールから結果コントロールへ

マネジメントの考え方に、行動コントロールと結果コントロールというものがあります。

テレワークでは、メンバーの行動が見えづらく、行動コントロールでは工数がかかりすぎてしまう難点があります。
そのため、これまで行動コントロール型のマネジメントを行っていた場合は、結果コントロールへ考え方をシフトしてみてください。
結果コントロールの利点は、具体的な行動をメンバー自身が決めることにあります。
これまでの経験からも実感があるかもしれませんが、人は自分が決めた程度が大きいほど、強い動機付けを感じます（＝自己決定理論）。
メンバーに最終到達地点を伝え、辿りつき方は自己決定させるようにすることで、メンバーの内発的動機付けを高めることができるでしょう。

テレワークのルール設定｜ルールが組織の不要なストレスを下げる

ここまで概念的な話ばかりだったため、具体的にどんなルールを設定するのが良いか例を挙げていきます。（各社利用しているツールなども異なると思いますので、活用できそうなものがあれば、ぜひ取り入れてみてください。）

朝昼夕の「あいさつ」を徹底する

オフィスでは同僚が近くにいることだけで安心感があると思いますが、テレワークでは家で一人になることへ漠然とした不安を感じやすいです。チームで一緒に働いているという実感も薄くなります。
社内チャットツールなどを用いて、始業時、昼休憩時、就業時のあいさつを行うのがおすすめです。

・始業時→「おはようございます！今から仕事に入ります！」
・昼休憩時→「ランチタイムに入ります」「仕事戻りましたー！」
・終業後→「お疲れ様です。お先に失礼します！」

チームとの関わりが作れる効果に加え、仕事に入りますと宣言することで気持ちを切り替える効果もあります。
自宅だとついついだらけてしまうメンバーもいるかもしれませんので、あいさつで気持ちを切り替える機会を作るのは有効です。
実行する際は、業務上の伝達事項のチャンネル（スレッド）と混ざってしまわないように、「ランダム」や「雑談」といったチャンネルを別に作って行うとスムーズです。
また、始業時に「オンライン朝会」などビデオ会議を定例で設定するのは非常に効果的です。5〜10分程度でも、互いに顔を合わせて会話することで、チームの一体感を感じることができます。

基本的に「即レス」する

チャットで話しかけて返信がないと、「ちゃんと仕事してるのか？」という疑念を抱いてしまったり、確認が取れないと進まない仕事は効率が落ちてしまいます。
そのため、チャットで届いたメッセージには「できる限り即レスする」というルールを設けておきましょう。
オフィスにいる時は、話しかけられたらすぐ返事をするはずです。それに変わるものとメンバーに伝えると良いと思います。

個人の予定表を共有設定し、テレワーク中の業務を予定として記載する

相手が何をしているか見えないため、共有予定表に自分のスケジュールをきちんと入力しておくのも大事です。
予定がきちんと書かれていれば、連絡する側もそれをみて配慮できます。
集中して作業を行いたい場合は、予定表に「集中タイム」と記載することや、チャットツールで「●時まで集中タイム」と共有することで、レスポンスが遅れることのイライラから解放されます。

情報発信、情報の共有を意識的に行う

物理的に集まることができない状況下においては、対面のコミュニケーションと異なり情報の共有や確認が難しくなります。
マネジャーは対面でコミュニケーションが取れない分、積極的に情報発信、共有することを心がける必要があります。
また、本来集まってコミュニケーションを取ることで相互理解していた業務進捗やKPI、目標等を、テレワークでも誰もが確認できる状態や仕組みを作ることは極めて重要です。
情報共有や相互理解の低下は、メンバーのストレスや業務品質の悪化、生産性の低下等に繋がります。テレワークにあった情報共有のあり方を模索してみてください。