ワークライフバランスを向上させるには？｜生産性向上のためにマネジャーができること

ワークライフバランスがないと不満を抱かせる

ワークライフバランスはよく聞く言葉ですが、仕事とプライベートのバランスが取れているといった概念として認知されており、その言葉の意味の受け取り方は人それぞれです。
近年政府の取り組みとして、内閣府が「仕事と生活の調和（ワーク・ライフ・バランス）憲章」を出し推進していることもあり、多くの企業で残業時間の削減や、子育てや介護と仕事の両立を支援する人事制度の導入が進んできました。

組織の状態が悪い原因でよくあるのが、働く前提としてワークライフバランスが取れていないケースです。
ワークライフバランスが取れていなくても、仕事のやりがいや成果が出ている、チームの雰囲気が良い、といった理由で組織状態の良いチームも実際にありますが、そういったケースは稀です。
ワークライフバランスは、仕事への充実度や満足度を高めるものではありませんが、ないと不満を抱かせる要因となります。
ワークライフバランス向上のためには、人事による制度面の整備はもちろん重要ですが、マネジャーは何もしなくても良いわけではありません。
では、ワークライフバランスが良くないとなった際に、マネジャーとしてどのような行動ができるでしょうか？

ワークライフバランスとは？｜言葉の意味となぜ取り組むようになったのか

ワークライフバランスとは、仕事と生活の調和、という意味です。
仕事と生活どちらを重視するか？といった二者択一ではありません。
生活と仕事はどちらも大切であり、仕事と生活の双方の調和の実現を目指す考え方です。

重視されるようになった背景としては、少子化や高齢化といった日本が抱える社会課題が根底にあるのですが、今回は企業の実務的な問題として取り上げたいと思います。
具体的には、ワークライフバランスを軽視すると、企業にとって下記のようなデメリットがあります。

実にたくさんのデメリットがありますね。
では、マネジメントはこの問題にどのように取り組んだら良いのでしょうか。

マネジャーがまずやるべきは仕事の再定義｜生産性向上のためのマネジメント

ワークライフバランスのためには、生産性の向上が必要不可欠です。
生産性向上のために必要なのは、何か新しいことを始めたり、RPAやクラウドシステムを導入する前に、まず、やめることを決めることです。
生産性向上のためには「仕事の目的は何か」を設定することが重要です。
何が目的か、何を実現しようとしているのか、なぜそれを行うか、をはっきりさせることで、仕事を定義します。
それによってはじめて、行う必要のない仕事をやめることができるようになります。
マネジャーはもちろんのこと、メンバーもこの仕事の定義について認識してもらうことが、チームの生産性を高めるためには欠かせません。
同じ考えを持ち、同じ目的に向かって行動できる仕組み（仕事の定義）がなければ、無駄なものを同じ目線で選別することができないためです。

疎かにしがちな業務の標準化｜効率化と継続する仕組みはセットで考える

標準化ができていない職場では、ある人は効率的で、別の人はその何倍も時間がかかっているということが起こります。
ある人ならできて、別の人では出来ないという業務もあるかもしれません。
このような職場では、知恵のシェアが必要です。
標準化のためには、効率的な方法を具体的な行動でわかるように言語化し、チームでシェアする。
そして、改善のシェアを継続する仕組みを作る必要があります。

以前に標準化に取り組んだものの、その後標準化した内容が陳腐化してしまう多くのケースに共通するのは、継続する仕組みが出来ていないことです。
チームや社員が物事を続けられないのは、意志の弱さや精神的な問題とは全く関係がありません。続ける仕組みさえ作れば、誰でも継続することができます。

無駄な会議の削減、短縮｜参加者、頻度、時間の見直しを

会社の中には、実に多くの無駄な会議があります。一日の大半が会議というミドルマネジャーも少なくありません。
コロナの影響でWEB会議になったことで、会議に参加しているけれど一言も話さない人もよく分かるようになりました。
会議が長くなる理由として大きなものに、説明に時間が割かれていることがあります。
そのまま資料を読み上げるような会議をしていませんか？
話すより読む時間のほうが圧倒的に早いため、多くの人は資料を早々に読んでしまい、別の作業をしたり、話し手が資料を読み終わる時間を待つ羽目になります。
読めば分かることを、わざわざ説明する必要はありません。
会議とは話し合い、意思決定をする場です。議論に時間を使いましょう。

IT大手の楽天では、8分の1プロジェクトといって、会議を効率的に行うために、ユニークな方法を取り入れています。
会議に来る人の数を半分に、会議の頻度と時間をそれぞれ半分にするというもの。1/2×1/2×1/2の積算で8分の1にできるというのです。
発言する人さえ出席していれば、内容を把握するだけの人まで出席する必要はありません。議事録を取っておいて、すぐに共有すればいいのです。
また、会議のアジェンダを作成するときに、各議題の横に、8分、5分というように、それにかける時間も記入しておきます。

会議の時間が1時間なら、その時間内で終わるように時間を振り分けます。発表の際には必ずタイマーを押して、真ん中に置いてから話し始めます。
時間が限られているので無駄な前置きはなくなり、頭の回転が速くなり、端的に話す訓練にもなります。

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いかがでしたでしょうか？
ワークライフバランスは経営や人事の影響度が大きく、努力すべき事柄であることは事実ですが、現場のマネジャーが貢献できる部分もあります。
ぜひ、これを機会にワークライフバランス向上の具体的な行動を起こして行きましょう。